Accomodatiemanagementsysteem Gemeente Utrecht

Gemeente Utrecht zet de toon

Met de gebruiker als belangrijkste uitgangspunt en duurzaamheid als drijfveer ontwikkelde de gemeente Utrecht een online accommodatiemanagementsysteem. Door verlichting te integreren in het systeem hoeft de gebruiker minder handelingen uit te voeren en wordt energie bespaard.

Remco van 't Riet is als bedrijfsleider verantwoordelijk voor alle binnensportaccommodaties van de gemeente Utrecht. "Klanten die een gym- of sportzaal willen huren moesten voorheen een sleutel ophalen en weer terugbrengen. Dat kostte veel tijd en wierp een drempel op. Ook was het voor ons erg arbeidsintensief."

Bij een zoektocht naar een alternatief ging de gemeente niet over één nacht ijs. "Eisen en wensen vanuit de organisatie en de gebruikers zijn geinventariseerd, "zegt Maickel Lemaier, gebiedsbeheerder voor een aantal sportlocaties. Het leidde tot de aanbesteding voor een innovatief accommodatiemanagementsysteem. Van den Pol kwam als beste kandidaat uit de bus. "Sloten en kaartlezers zijn aangepast. Klanten kunnen nu online een sportzaal reserveren. Na betaling ontvangen zij een code die op het gewenste moment toegang geeft.

Achter de schermen bleek het soms best lastig de benodigde techniek af te stemmen op de diversiteit van de gebruikers zoals onderwijs, verenigingen, schoonmakers etc. "Maar na een aantal aanpassingen is dat prima gelukt. De lijnen met de contactpersonen van Van den Pol zijn kort. Samen werken we continu aan het finetunen van het systeem. Gebruikersvriendelijkheid staat daarbij voorop."

De open mind ten aanzien van innovatie bij de gemeente leidde tot een uitbreiding van het systeem. "Door verlichting te koppelen, wordt onnodig energieverbruik voorkomen. Dat pas bij de duurzame ambities van Utrecht. En als de verlichting in de hallen minder brandt, daalt de afschrijving. Een kwartier voordat de huurperiode start schakelt de verlichting in. Een kwartier na afloop gaat het licht uit.  "het was belangrijk de praktische scenario's vooraf goed te doorgronden, weet Lemaier. Een pilot gaf meer inzicht in de technische implementatie.  De uitrol vond gefaseerd plaats. "Van den Pol ontzorgt ons daarbij volledig.